Requisitos Previos
| Requisito | Descripción |
|---|---|
| Servicio activo | Debe tener al menos un servicio de colocation o housing activo con Telecu Cloud |
| Cuenta verificada | Debe haber iniciado sesión en el portal de clientes |
| Datos de visitantes | Tenga a mano los datos de identificación de las personas que ingresarán al datacenter |
Cómo acceder al sistema
- Inicie sesión en el portal de clientes de Telecu Cloud.
- En el menú superior, haga clic en Soporte.
- Seleccione Acceso a datacenter.
Al ingresar, verá dos secciones principales:
- Mis Solicitudes de Acceso: Donde crea y gestiona sus solicitudes.
- Visitantes Autorizados: Donde registra a las personas que necesitan acceso.
Paso 1: Registrar visitantes
Antes de crear una solicitud de acceso, debe registrar a las personas que visitarán el datacenter.
Importante: Los visitantes deben registrarse antes de crear la solicitud. No es posible crear una solicitud sin al menos un visitante asignado.
Agregar un visitante
- Haga clic en Gestionar Visitantes.
- Haga clic en el botón Agregar Visitante.
- Complete el formulario con los datos del visitante:
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Nombre Completo | Sí | Nombre completo tal como aparece en su documento de identidad |
| Tipo de Identificación | Sí | Seleccione: Cédula, RUC o Pasaporte |
| Número de Identificación | Sí | Número del documento |
| Empresa | Sí | Nombre de la empresa u organización |
| Cargo | Sí | Cargo o posición del visitante |
| No | Correo electrónico de contacto | |
| Teléfono | No | Número telefónico con código de país |
Consejo: Puede registrar múltiples visitantes antes de crear la solicitud. Esto le permitirá seleccionar rápidamente a las personas que necesitan acceso.
Estados de los visitantes
- Activo: El visitante puede ser asignado a nuevas solicitudes.
- Inactivo: El visitante no aparece disponible para nuevas solicitudes, pero sus datos se conservan en solicitudes anteriores.
Paso 2: Crear la solicitud de acceso
Una vez que tenga al menos un visitante registrado, puede crear su solicitud.
- Haga clic en Mis Solicitudes de Acceso.
- Haga clic en el botón Nueva Solicitud.
- Complete el formulario:
Información de la visita
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Tipo de Visita | Seleccione el propósito: Tour, Mantenimiento, Instalación, Inspección o Emergencia |
| Datacenter | Seleccione el datacenter que desea visitar |
| Servicio | Seleccione el servicio asociado (no aplica para visitas tipo Tour) |
| Fecha y Hora de Inicio | Cuándo iniciará la visita |
| Fecha y Hora de Fin | Cuándo finalizará la visita |
| Motivo | Describa brevemente el propósito de la visita (máximo 100 caracteres) |
| Requiere Acompañamiento | Marque si necesita que personal de Telecu Cloud le acompañe |
Importante: Las fechas y horas se muestran en la zona horaria del datacenter seleccionado. Preste atención al aviso que aparece en el formulario.
Tipos de visita y sus requisitos
| Tipo | Anticipación mínima | Horario |
|---|---|---|
| Tour / Visita Guiada | 3 días | Horario específico del datacenter |
| Mantenimiento | 1 día | 24/7 |
| Instalación | 1 día | 24/7 |
| Inspección | 1 día | 24/7 |
| Emergencia | 30 minutos | 24/7 |
Asignar visitantes
- En la sección de visitantes, verá la lista de sus visitantes activos.
- Marque la casilla junto a cada persona que participará en la visita.
- Puede usar la barra de búsqueda para encontrar visitantes por nombre, identificación o empresa.
Consejo: Si necesita agregar un visitante que no está registrado, haga clic en el ícono de agregar rápido (+) para registrarlo sin salir del formulario.
El contador le mostrará cuántos visitantes ha seleccionado y los límites permitidos por el datacenter.
Paso 3: Enviar la solicitud
Una vez completado el formulario, tiene dos opciones:
- Guardar Borrador: Guarda la solicitud para completarla después. Podrá editarla libremente antes de enviarla.
- Enviar para Aprobación: Envía la solicitud para revisión. Una vez enviada, no podrá editarla hasta que sea procesada.
Importante: Después de enviar la solicitud, recibirá un correo electrónico confirmando la recepción con el número de solicitud asignado.
Paso 4: Seguimiento de la solicitud
Puede consultar el estado de sus solicitudes en cualquier momento desde Mis Solicitudes de Acceso.
Estados posibles
| Estado | Significado |
|---|---|
| Borrador | La solicitud no ha sido enviada. Puede editarla o eliminarla. |
| Pendiente | La solicitud está en revisión por nuestro equipo. |
| En Datacenter | La solicitud fue enviada al datacenter para su aprobación. |
| Aprobada | ¡Acceso autorizado! Ya puede descargar su pase de acceso. |
| Rechazada | La solicitud no fue aprobada. Revise el motivo y puede reenviarla. |
| Cancelada | La solicitud fue cancelada definitivamente. |
Acciones disponibles según el estado
| Estado | Acciones |
|---|---|
| Borrador | Editar, Enviar, Eliminar |
| Pendiente | Solicitar Modificación, Cancelar |
| En Datacenter | Solicitar Modificación, Cancelar |
| Aprobada | Descargar PDF, Solicitar Modificación , Cancelar |
| Rechazada | Editar, Reenviar , Cancelar |
Paso 5: Obtener el pase de acceso
Cuando su solicitud sea aprobada:
- Recibirá un correo electrónico con el pase de acceso en PDF adjunto.
- También puede descargarlo desde el portal:
- Vaya a Mis Solicitudes de Acceso.
- Haga clic en la solicitud aprobada.
- En la sección de detalles, haga clic en Descargar Autorización.
Consejo: Para una mejor visualización del PDF, le recomendamos usar Adobe Acrobat Reader.
Contenido del pase de acceso
El documento PDF incluye:
- Número de solicitud y tipo de visita
- Datos del datacenter y fechas autorizadas
- Lista de visitantes con sus datos de identificación
Presente este documento al llegar al datacenter.
Solicitar modificaciones
Si necesita modificar una solicitud que ya fue enviada o aprobada:
- Abra la solicitud desde Mis Solicitudes de Acceso.
- Haga clic en Solicitar Modificación.
- Ingrese el motivo de la modificación (campo obligatorio).
- Realice los cambios necesarios en el formulario.
- Guarde los cambios.
La solicitud volverá al estado Pendiente para una nueva revisión.
Importante: Si modifica una solicitud que ya estaba aprobada, el pase de acceso PDF anterior quedará invalidado. Se generará uno nuevo cuando la solicitud sea aprobada nuevamente.
Qué hacer si su solicitud es rechazada
Si recibe un rechazo:
- Revise el correo electrónico o la solicitud en el portal para ver el motivo del rechazo.
- Haga clic en Editar para corregir la información.
- Realice los ajustes necesarios según las observaciones.
- Envíe la solicitud nuevamente para una nueva revisión.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas solicitudes puedo tener activas?
Puede tener hasta 10 solicitudes simultáneas en estado Borrador o Pendiente. Si alcanza este límite, deberá esperar a que se procesen las solicitudes existentes o cancelar alguna.
¿Puedo modificar los datos de un visitante después de asignarlo a una solicitud?
Sí, puedes cambiar los datos de un visitante después de asignarlo a una solicitud. Los cambios se aplicarán en sus nuevas solicitudes, sin embargo, las solicitudes anteriores conservarán la información original registrada.
¿Qué hago si necesito agregar más visitantes a una solicitud ya enviada?
Debe solicitar una modificación de la solicitud, agregar los nuevos visitantes y enviarla nuevamente para revisión.
¿El pase de acceso tiene fecha de vencimiento?
El pase de acceso es válido únicamente para las fechas y horarios especificados en la solicitud aprobada.