Si no tienes una cuenta de Microsoft Exchange, deberás configurar tu mensaje de fuera de la oficina utilizando la funcionalidad de reglas de Outlook. Aprende más sobre las reglas de MS Outlook en este tutorial.
1. Crear una Plantilla de Mensaje
El primer paso para configurar una respuesta automática en Outlook es crear y guardar el mensaje como una plantilla.
Pasos:
Abre Outlook y ve a tu bandeja de entrada.
Haz clic en el icono Nuevo Correo Electrónico en la parte superior izquierda.
Escribe el Asunto y el cuerpo de tu mensaje de fuera de la oficina. No es necesario completar el campo Para.
Si usas una firma de correo con imágenes, asegúrate de que el formato del mensaje esté configurado como HTML.
-
Guarda el mensaje como una plantilla:
Haz clic en Archivo > Guardar como.
Elige una ubicación en tu computadora.
Guarda el archivo en formato Plantilla de Outlook (.oft).
Mensaje de Ejemplo:
Asunto: Fuera de la Oficina Cuerpo: Gracias por contactarme. Actualmente estoy fuera de la oficina y responderé a tu correo a mi regreso. Para asuntos urgentes, por favor contacta a [nombre de contacto alternativo] en [correo electrónico].
2. Crear la Regla y Activarla
Ahora, debes configurar una regla para enviar el mensaje automáticamente.
Pasos:
Haz clic en Archivo en tu bandeja de entrada de Outlook para ir a la pantalla de Información de la Cuenta.
Haz clic en Administrar Reglas y Alertas.
En la ventana Reglas y Alertas, asegúrate de que la pestaña Reglas de Correo Electrónico esté seleccionada.
Haz clic en Nueva Regla para abrir el Asistente de Reglas.
En Comenzar desde una regla en blanco, selecciona Aplicar regla a los mensajes que recibo, luego haz clic en Siguiente.
-
Para limitar los destinatarios:
Marca de personas o grupo público.
Haz clic en el enlace en Paso 2 para seleccionar contactos específicos.
Haz clic en OK, luego en Siguiente.
Si deseas enviar la respuesta a todos los remitentes, haz clic en Siguiente sin seleccionar ninguna condición.
Selecciona responder usando una plantilla específica.
En Paso 2, haz clic en el enlace y selecciona la plantilla que creaste anteriormente.
Haz clic en Siguiente y omite las excepciones.
Nombra la regla (por ejemplo, "Respuesta Fuera de la Oficina").
Asegúrate de que la casilla Activar esta regla esté marcada, luego haz clic en Finalizar.
Haz clic en Aplicar y OK.
3. Probar el Mensaje de Fuera de la Oficina en Outlook
Antes de salir de la oficina, prueba tu respuesta automática:
Envía un correo desde otra cuenta o pide a un colega que te envíe un mensaje.
Espera unos minutos y verifica si la respuesta automática se ha recibido.
4. Desactivar el Mensaje de Fuera de la Oficina en Outlook
Cuando regreses, desactiva la regla:
Haz clic en Archivo > Administrar Reglas y Alertas.
Desmarca la casilla junto a tu regla Respuesta Fuera de la Oficina.
Haz clic en Aplicar y OK.
Para activarla nuevamente, vuelve a la ventana Reglas y Alertas, marca la casilla y haz clic en Aplicar.
Seguir estos pasos garantiza que tus mensajes de fuera de la oficina estén configurados correctamente en MS Outlook.